Bedrijfskosten aftrekken: welke kosten zijn aftrekbaar voor ondernemers?
Als ondernemer maakt u dagelijks kosten om uw onderneming draaiende te houden en omzet te genereren. Veel van deze kosten zijn fiscaal aftrekbaar, waardoor uw belastbare winst lager uitvalt en u uiteindelijk minder inkomstenbelasting betaalt. Toch zien wij in de praktijk regelmatig dat ondernemers niet precies weten welke kosten zij mogen aftrekken en welke regels daarbij gelden. Hierdoor blijven fiscale voordelen soms onbenut.
Bedrijfskosten, ook wel zakelijke kosten genoemd, zijn uitgaven die u maakt voor uw onderneming. De Belastingdienst stelt als uitgangspunt dat kosten aftrekbaar zijn wanneer deze zijn gemaakt met het oog op het behalen van omzet, het behouden van inkomsten of het in stand houden van de onderneming. Veel voorkomende aftrekbare kosten zijn bijvoorbeeld:
- Huur van een kantoor, winkel of werkplaats;
- Internet- en telefoonkosten;
- Administratie- en advieskosten;
- Softwareabonnementen;
- Reclame- en marketingkosten;
- Zakelijke verzekeringen;
- Kantoorbenodigdheden en kleine inventaris.
Ook kosten die u maakt vóór de daadwerkelijke start van uw onderneming kunnen vaak in aftrek worden gebracht. Denk hierbij aan inschrijfkosten bij de Kamer van Koophandel, advieskosten van een accountant of belastingadviseur, of kosten voor het ontwikkelen van een website. Het is daarom verstandig om vanaf het begin alle facturen en bonnetjes zorgvuldig te bewaren.
Direct aftrekken of afschrijven?
Niet alle zakelijke uitgaven mogen in één keer van de winst worden afgetrokken. Veel terugkerende kosten, zoals huur, abonnementen en onderhoudskosten, zijn direct aftrekbaar in het jaar waarin ze zijn gemaakt. Voor investeringen die meerdere jaren meegaan gelden echter andere regels.
Koopt u bijvoorbeeld een zakelijke auto, een machine of een laptop, dan moet u de kosten in veel gevallen spreiden over meerdere jaren. Dit wordt afschrijven genoemd. Op deze manier worden de kosten toegerekend aan de periode waarin het bedrijfsmiddel daadwerkelijk wordt gebruikt.
Daarnaast komt het regelmatig voor dat een uitgave zowel zakelijk als privé wordt gebruikt. Denk aan een mobiele telefoon of een internetabonnement thuis. In dat geval mag alleen het zakelijke gedeelte van de kosten worden afgetrokken. Het is verstandig om een redelijke onderbouwing van het zakelijke gebruik te bewaren.
Werkruimte aan huis en studiekosten
Veel ondernemers werken geheel of gedeeltelijk vanuit huis. Hoewel dit praktisch kan zijn, zijn de kosten van een werkruimte in de eigen woning meestal niet aftrekbaar. De Belastingdienst stelt hiervoor strenge voorwaarden. Alleen wanneer sprake is van een zelfstandige werkruimte, bijvoorbeeld met een eigen ingang en sanitaire voorzieningen, kan aftrek mogelijk zijn.
Ook studiekosten kunnen onder voorwaarden aftrekbaar zijn. Hierbij geldt dat de opleiding of cursus gericht moet zijn op het onderhouden of actualiseren van bestaande vakkennis. Een opleiding die wordt gevolgd om een volledig nieuw beroep uit te oefenen, is doorgaans niet aftrekbaar als ondernemingskosten.
Verzekeringen, relatiegeschenken en btw
Veel verzekeringen die specifiek voor de onderneming zijn afgesloten, zoals een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, zijn aftrekbaar. Voor premies van een arbeidsongeschiktheidsverzekering gelden afwijkende regels; deze zijn meestal niet als ondernemingskosten aftrekbaar, maar kunnen onder voorwaarden wel in de aangifte inkomstenbelasting worden verwerkt.
Ook kosten voor relatiegeschenken, zakelijke lunches of bijeenkomsten zijn niet altijd volledig aftrekbaar. Hiervoor gelden fiscale beperkingen. Hetzelfde geldt voor kerstpakketten en andere verstrekkingen aan personeel, waarbij de werkkostenregeling een belangrijke rol speelt.
Tot slot is het goed om te weten dat u de btw die u betaalt over zakelijke uitgaven in veel gevallen kunt terugvragen via uw btw-aangifte, mits de kosten zakelijk zijn en u beschikt over een correcte factuur.
Een goed bijgehouden administratie helpt u om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare aftrekposten. Twijfelt u of bepaalde kosten aftrekbaar zijn? A&A Belastingadviseurs helpt u graag om uw administratie fiscaal optimaal in te richten, zodat u niet meer belasting betaalt dan nodig is.
