Een goede administratie: de basis voor een financieel gezonde onderneming
Veel ondernemers beginnen vol enthousiasme aan hun bedrijf, maar besteden in de eerste periode weinig aandacht aan hun administratie. Begrijpelijk, want klanten werven, opdrachten uitvoeren en omzet maken hebben vaak prioriteit. Toch is een goed ingerichte administratie één van de belangrijkste onderdelen van een succesvolle onderneming. Wanneer de basis eenmaal goed staat, profiteert u daar jarenlang van.
Een administratie is namelijk veel meer dan alleen het bewaren van bonnetjes en het doen van belastingaangiften. Het geeft inzicht in de financiële gezondheid van uw onderneming en helpt u om tijdig beslissingen te nemen. Bovendien bent u als ondernemer wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en gedurende een bepaalde periode te bewaren.
Wat hoort er in uw administratie?
De Belastingdienst stelt verschillende eisen aan een bedrijfsadministratie. In de praktijk betekent dit dat u alle gegevens moet bewaren die van belang zijn voor uw onderneming en uw belastingaangiften.
Denk hierbij onder andere aan:
- Ontvangen en verzonden facturen;
- Bankafschriften van uw zakelijke rekening;
- Een kasadministratie wanneer u contante betalingen ontvangt;
- Contracten met klanten en leveranciers;
- Een urenregistratie;
- Een kilometer- of reisadministratie;
- Correspondentie zoals offertes, e-mails en overeenkomsten;
- Gegevens die betrekking hebben op uw btw- en inkomstenbelastingaangiften;
- Eventuele modelovereenkomsten in het kader van de Wet DBA.
Veel ondernemers onderschatten hoeveel documenten onder de administratieplicht vallen. Ook e-mails, digitale offertes en WhatsApp-afspraken kunnen onderdeel uitmaken van uw bedrijfsadministratie. Het is daarom verstandig om vanaf het begin een vaste structuur aan te brengen in uw digitale bestanden.
Hoe lang moet u uw administratie bewaren?
Voor de meeste administratieve gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Hieronder vallen onder andere:
- De debiteuren- en crediteurenadministratie;
- De inkoop- en verkoopadministratie;
- Het grootboek;
- Voorraadgegevens;
- De loonadministratie.
Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar.
Steeds meer ondernemers werken volledig digitaal. Dat is efficiënt, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. U moet gedurende de gehele bewaartermijn toegang houden tot uw administratie. Dat betekent dat u ook nog bij oude boekhoudprogramma’s moet kunnen wanneer u van software wisselt. Het is verstandig om hier vooraf rekening mee te houden.
Zelf boekhouden of uitbesteden?
Een veelgestelde vraag van startende ondernemers is of zij hun administratie zelf moeten doen of beter kunnen uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Beide opties hebben voordelen. Wanneer u zelf boekt, bespaart u kosten en heeft u direct inzicht in uw cijfers. Tegenwoordig zijn er veel gebruiksvriendelijke online boekhoudprogramma’s beschikbaar die een groot deel van het proces automatiseren.
Aan de andere kant kost het bijhouden van een administratie tijd en vraagt het kennis van fiscale regelgeving. Een boekhouder of belastingadviseur kan niet alleen de administratie verzorgen, maar ook meedenken over belastingbesparingen, investeringen en andere ondernemersvraagstukken.
Bij het kiezen van een administratiekantoor is het verstandig om niet alleen naar de prijs te kijken, maar ook naar de kwaliteit van de dienstverlening en de mate waarin een adviseur met u meedenkt. Een goede adviseur verdient zichzelf vaak terug doordat fiscale voordelen optimaal worden benut en fouten worden voorkomen.
Uw administratie als stuurmiddel
Veel ondernemers zien hun administratie vooral als een verplichting voor de Belastingdienst. Dat is jammer, want een goed bijgehouden administratie is juist een waardevol hulpmiddel om uw onderneming te sturen.
Door regelmatig uw cijfers te analyseren, kunt u bijvoorbeeld:
- Zien of klanten tijdig betalen;
- Oplopende kosten vroegtijdig signaleren;
- Uw winstgevendheid beoordelen;
- Inschatten of investeringen financieel haalbaar zijn;
- Tijdig bijsturen wanneer resultaten achterblijven.
Wij adviseren ondernemers daarom om minimaal één keer per maand hun administratie bij te werken en de belangrijkste cijfers te bekijken. Zo voorkomt u verrassingen aan het einde van het jaar en houdt u grip op de financiële ontwikkeling van uw onderneming.
Een goede administratie kost tijd, maar levert uiteindelijk rust, inzicht en vaak ook belastingvoordelen op. Of u ervoor kiest om zelf te boekhouden of dit uit te besteden, het belangrijkste is dat uw administratie volledig, actueel en overzichtelijk blijft. Daarmee voldoet u niet alleen aan uw wettelijke verplichtingen, maar legt u ook een stevige basis voor verdere groei van uw onderneming.
Wilt u uw administratie efficiënter inrichten of overweegt u deze uit te besteden? A&A Belastingadviseurs ondersteunt ondernemers graag bij het opzetten, onderhouden en optimaliseren van hun administratie, zodat u zich kunt richten op wat u het liefst doet: ondernemen.
